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Ogni anno un’azienda deve gestire numerose attività legate alla salute e sicurezza sul lavoro: formazione, aggiornamenti, visite mediche, valutazioni, documenti, manutenzioni, controlli e revisioni.
Il problema è che spesso queste attività vengono affrontate singolarmente, quando la relativa scadenza si avvicina.
Un report annuale delle scadenze permette invece di avere una visione anticipata dell’anno successivo, programmare le attività e stimare le risorse economiche necessarie.
In questo modo la sicurezza può entrare nella pianificazione aziendale e nel budget prima che una scadenza diventi un’urgenza ed un costo imprevisto...
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Il problema non è conoscere le scadenze. È conoscerle nel tempo giusto
Nella gestione della sicurezza sul lavoro esistono attività che possono essere previste con largo anticipo.
Pensiamo agli aggiornamenti della formazione dei lavoratori, dei preposti o degli addetti alle emergenze, alle visite mediche periodiche, alle revisioni dei DPI, alle manutenzioni, alle verifiche o all’aggiornamento di determinati documenti e valutazioni.
Molte di queste attività non arrivano improvvisamente.
La loro necessità è spesso già conosciuta o comunque prevedibile.
Eppure capita frequentemente che vengano gestite soltanto quando la scadenza si avvicina.
Il risultato è una gestione frammentata: arriva una scadenza, si organizza l’attività; ne arriva un’altra, si interviene nuovamente.
Formalmente si stanno gestendo gli adempimenti. Organizzativamente, però, si sta lavorando sempre a breve distanza dall’urgenza.
La domanda dovrebbe quindi cambiare.
Non soltanto:
“Cosa sta per scadere?”
ma:
“Cosa sappiamo già oggi che dovremo fare il prossimo anno?”
Sicurezza e budget aziendale dovrebbero parlare la stessa lingua
Verso la fine dell’anno molte aziende iniziano a pianificare quello successivo.
Si definiscono investimenti, acquisti, manutenzioni, ristrutturazioni, interventi sugli impianti, inserimento di nuove attrezzature e altre spese prevedibili.
In questa fase, però, può accadere che una parte dei costi relativi alla sicurezza venga considerata soltanto successivamente.
Eppure anche la sicurezza genera attività programmabili.
Se sappiamo che nel prossimo anno dovranno essere aggiornati determinati corsi, effettuate visite mediche, revisionati DPI o svolte verifiche e attività documentali, possiamo iniziare a quantificarne l’impatto.
La sicurezza smette così di essere solamente un insieme di adempimenti da rispettare e diventa anche una voce della programmazione aziendale.
Un report per guardare l’intero anno
Da questa esigenza nasce il sistema di reportistica annuale che stiamo implementando per i nostri clienti.
L’obiettivo è raccogliere in un unico Report Scadenze la situazione degli adempimenti programmabili per l’anno successivo.
Il documento permette di avere una fotografia organizzata delle principali attività previste, ad esempio:
formazione e relativi aggiornamenti;
sorveglianza sanitaria e visite mediche;
documentazione aziendale;
valutazioni soggette a revisione o aggiornamento;
manutenzioni e controlli periodici;
revisioni dei DPI;
ulteriori scadenze gestite all’interno del sistema aziendale.
Non si tratta quindi semplicemente di produrre un elenco di date.
L’obiettivo è costruire una mappa dell’anno successivo.
Dalla scadenza alla pianificazione
Una volta raccolte le informazioni, il report può essere utilizzato per passare a un livello successivo.
Se conosco in anticipo gli adempimenti posso distribuirli nell’arco dell’anno, valutare eventuali periodi particolarmente impegnativi e coordinare meglio le diverse attività.
Ma soprattutto posso iniziare a collegare alle attività previste una stima dei relativi costi.
Questo consente alla direzione di inserire la sicurezza all’interno della discussione sul budget dell’anno successivo.
Non più:
“È arrivata questa scadenza, dobbiamo intervenire.”
Ma:
“Nel prossimo anno abbiamo queste attività da svolgere. Organizziamole e prevediamo le risorse necessarie.”
È un cambiamento apparentemente piccolo, ma modifica profondamente il modo di gestire la sicurezza.
Anche la tracciabilità ha un valore
Una programmazione strutturata consente inoltre di costruire una traccia del processo utilizzato dall’azienda per governare i propri adempimenti.
Naturalmente un report non sostituisce gli obblighi previsti dalla normativa e non costituisce, da solo, la prova dell’avvenuto adempimento.
Può però contribuire a dimostrare che l’azienda dispone di un sistema organizzato per individuare le attività da svolgere, monitorarne le scadenze e programmarne l’esecuzione.
La differenza è importante.
Una cosa è rincorrere gli adempimenti quando diventano urgenti.
Un’altra è poter mostrare che le scadenze erano state individuate, pianificate e inserite in un processo di gestione.
La sicurezza deve entrare nel budget prima dell’urgenza
Il vero vantaggio di una visione annuale non consiste quindi soltanto nell’avere un calendario più ordinato.
Consiste nel poter prendere decisioni prima.
Se per l’anno successivo sono previsti corsi, visite, verifiche, manutenzioni o aggiornamenti documentali, queste attività possono essere considerate insieme agli altri investimenti aziendali.
La sicurezza entra così nello stesso processo con cui vengono pianificate attrezzature, manutenzioni, ristrutturazioni e investimenti.
Ed è proprio questo il passaggio che spesso manca.
La sicurezza non dovrebbe entrare nel budget quando arriva la scadenza. Dovrebbe entrarci quando il budget viene costruito.
Dal calendario alla gestione
Un buon sistema di scadenziario dice quando bisogna fare qualcosa.
Un sistema di pianificazione deve aiutare anche a capire cosa, quanto, quando e con quale priorità.
Il Report Scadenze annuale nasce con questa logica: trasformare informazioni già disponibili in uno strumento utile alla direzione aziendale per programmare l’anno successivo.
L’obiettivo finale è semplice:
meno gestione dell’urgenza, più programmazione.
E soprattutto una sicurezza che non viene ricordata soltanto quando qualcosa scade, ma che trova spazio nella pianificazione dell’azienda.
FAQ
Come faccio ad avere questo report?
Per i nostri clienti dove siamo RSPP o hanno aderito al Piano Assistenza questo report è incluso, è una implementazione gratuita.
Se invece non appartieni alle categorie di cui sopra contattaci e vedremo come fare.
Quali scadenze possono essere inserite?
Formazione, visite mediche, documentazione, valutazioni, manutenzioni, revisioni DPI e gli altri adempimenti monitorati per l’azienda.
A cosa serve avere il report prima dell’inizio dell’anno?
Permette di conoscere anticipatamente le attività previste e di pianificarle insieme alle relative risorse economiche.
Può essere utilizzato per predisporre il budget?
Sì. Uno degli obiettivi è proprio consentire all’azienda di individuare anticipatamente le attività di sicurezza che potranno generare costi nell’anno successivo.
Il report dimostra che tutti gli adempimenti sono stati effettuati?
No. Il report documenta la pianificazione e il monitoraggio delle attività. L’effettivo adempimento deve essere supportato dalla relativa documentazione.
Pianificare oggi la sicurezza di domani
Con il nuovo sistema di Report Scadenze, Metis Dea vuole fornire alle aziende uno strumento che permetta di passare dalla semplice gestione delle scadenze alla programmazione della sicurezza.
Un documento da analizzare prima dell’inizio dell’anno, insieme alla direzione, per individuare attività, priorità e risorse da prevedere.
Perché quando arriva una scadenza è il momento di eseguire ciò che è stato programmato.
Non di scoprire che doveva essere fatto.